Existen dos modalidades para almacenar el inventario de la colección:
- Utilizando una base de datos de inventario copies
- Almacenando la información del inventario al interior de registro catalográfico
Utilizar una base de datos de inventario (copies)
La base de datos copies (copias) es una base de datos interna de ABCD cuyo objetivo es almacenar la descripción de las copias pertenecientes a los registros catalográficos de la colección. Si existen varias bases de datos bibliográficas, existirá una sola base de datos de copias con el inventario general de todas las bases de datos. Cada copia es un registro independiente relacionado con el registro catalográfico a través del nombre de la base de datos catalográfica y el número de control.
A fin de garantizar la compatibilidad con los usuarios de EmpWeb (Sistema de préstamos avanzado), se define la base de datos de objetos de préstamo (loanobjects) que agrupa, para cada registro catalográfico, las copias que están habilitadas para el sistema de circulación y préstamos. Entonces, en loanobjects existirá un único registro para cada número de control del registro catalográfico, con un campo repetible que representa las copias disponibles para préstamo. En forma esquemática esta relación se describe como:
Para vincular una base de datos catalográfica con la base de datos de copias use la opción
Base de datos -> Utilitarios -> Relacionar esta BD con la base de datos de copias
El objeto de esta integración es colocar un tercer parámetro en el archivo bases.dat:
marc|MARC21|Y
biblo|Cepal|Y
La letra Y de la tercera columna de cada base de datos indica que la misma está vinculada con la base de datos copies y por ello en el procedimiento de catalogación, en la barra de herramientas del registro, se mostrarán opciones especiales para el manejo de las copias
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Agrega registros en la base de datos copies para reflejar el inventario del objeto que está presente en el área de edición. Al hacer clic sobre esta opción se presenta un formato de ingreso que permite agregar varios registros con los mismos datos, variando el número de inventario. Llene el formulario de ingreso presentado y haga clic sobre Actualizar. |
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Presenta una lista de las copias de un registro catalográfico y permite editar, ver la información o eliminar cada copia. |
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Busca, utilizando el número de control del registro que está presente en el área de edición, los registros en la base de datos de copias cuya situación sea 1: Verificado, etiquetado, en proceso técnicos y los muestra en una ventana para su envío a loanobjects. En la ventana se incluye un menú desplegable para seleccionar la situación con la cual debe actualizarse la copia una vez transferida a loanobjects |
ver: Préstamos con la base de datos de copias; Configurar el sistema de préstamos con la base de datos de copias
Llevar el inventario de la colección en un campo repetible del registro catalográfico
En este caso no se usa la base de datos copies para el inventario de la colección sino que en cada registro catalográfico se define un campo repetible con la información correspondiente las copias. Como el campo de inventario es repetible existe un máximo impuesto por el CISIS para la cantidad de ocurrencias que se puede manejar (aproximadamente 150). Por ello, si un objeto puede tener muchas copias es más seguro utilizar el detalle del inventario a través de la base de datos copies.
Se recomienda definir el campo de existencias en una estructura de tabla para producir el ingreso de las existencias en la siguiente forma:
Este diseño en el formulario de ingreso se consigue con las siguientes especificaciones en la FDT y/o en el formato de ingreso:
ver: Préstamos sin la base de datos de copias; Configurar el sistema de préstamos sin la base de datos de copias