Para activar esta opción incluya el parámetro
barcode=Y
en el archivo Dr path.def. Con ello se presentará el ícono 
en la barra de herramientas del módulo de catalogación para darle acceso al menú correspondiente.
Para tener acceso a esta opción el operador debe ser
- Administrador del sistema o
- tener todos los permisos de catalogación sobre la base de datos o
- tener habilitado el permiso de Procesos de inventario
en la base de datos correspondiente.
Este proceso es una herramienta para apoyar la realización del inventario físico de la coleccion. Consta de los siguientes pasos los cuales deben ejecutarse justo en el orden como aparecen el menú:
Inicializar la base de datos de inventario
Esta opción crea una base de datos denominada abcd_inventory donde se van a almacenar todos los items provenientes de la colección. Esta base de datos se crea en la carpeta bases/abcd_inventory/data/ y contiene los siguiente campos
| Etiqueta | Contenido | |
|---|---|---|
| 1 | Tipo de material | Permite clasificar el inventario de acuerdo a parámetros establecidos por el usuario |
| 10 | Signatura topográfica | Del título al cual pertenece el item |
| 15 | Título | |
| 20 | Número de control | Del título al cual pertenece el item |
| 30 | Número de inventario extraído desde la base de datos catalográfica | Se coloca aquí el número de inventario que posee el item en la base de datos catalográfica |
| 40 | Fecha de extracción | Fecha en la cual se creó el registro del item extraido en la base de datos catalográfica |
| 50 | Número de inventario proveniente del inventario físico | Se graba este campo al procesar la hoja con el inventario físico. Si un item del físico no se consigue entonces se crea un registro donde se graba en este campo el número de inventario del item correspondiente |
| 60 | Fecha de carga | Fecha en la cual se registró el item desde el inventario físico |
| 70 | Número de inventario proveniente de préstamo | Las transacciones de préstamo se procesan contra el inventario. Se graba este campo si existe alguna coincidencia bien sea con los items provenientes de la base de datos o con los items provenientes del inventario físico. Si no se localiza el número de inventario entonces se crea un nuevo registro colocando el número de inventario en este campo |
| 80 | Fecha de carga | Fecha en la cual se hizo la correspondencia del item con las transacciones de préstamo |
| 90 | Código de usuario | Código del usuario que tiene el item prestamo |
| 100 | Fecha de devolución | Del item prestado |
| 110 | Fecha de préstamo | Del item prestado |
Esta descripción nos ayudará a determinar
- Los items que están en la colección pero no existen en el inventario físico
- Los items que están en el inventario físico pero no están registrados en la colección
- Los items que no están en el inventario físico porque están prestados
A fin de facilitar la carga y localización de los items provenientes de las diferentes fuentes, se crea la siguiente FST:
| ID | Técnica | Formato | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | “TM_“v1 | Tipo de material | |
| 10 | 0 | “ST_“v10 | Signatura topográfica | |
| 15 | 0 | “TI_“v15 | Título | |
| 20 | 0 | “NC_“v20 | Número de control | |
| 30 | 0 | “NIBD_“v30 | Número de inventario cargado desde la base de datos catalografica | |
| 40 | 0 | “FEBD_“v40 | Fecha en la cual se cargo el número de inventario desde la base de datos catalográfica | |
| 50 | 0 | “NIFI_“v50 | Número de inventario cargado desde el inventario físico | |
| 60 | 0 | “FEFI_“v60 | Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde el inventario físico | |
| 70 | 0 | “NIPR_“v70 | Número de inventario cargado desde la base de datos de transacciones de préstamo | |
| 80 | 0 | “FEPR_“v70 | Fecha en la cual se cargó el número de inventario desde la base de datos de transacciones de préstamos | |
| 30 | 0 | “NI_“v30 / “NI_“v50 / “NI_“v70 | Para localizar el número de inventario independientemente desde donde ha sido cargado | |
| 50 | 0 | if p(v50) and a(v30) then ‘FINBD_‘v50 fi | Está en el inventario físico pero no en la base de datos | |
| 30 | 0 | if p(v70) and a(v30) then ‘PRNBD_‘v70 fi | Está en préstamo pero no en la base de datos |
Cargar los items del inventario desde la base de datos catalográfica
Este proceso carga el inventario desde la base de datos biblo y los pasa a la base de datos de inventario (abcd_inventory)
Lee todos los registros de la base de datos biblo y por cada ocurrencia del campo repetible de inventario crea un registro en la base de datos de inventario (abcd_inventory)
Puede tardar varios minutos dependiendo del número de registros de la base de datos biblo y del número de items del inventario.
Se presenta un enlace para configurar la forma como van ser extraídos los campos de la base de datos catalográfica para crear el registro de inventario. Los campos que se configuran son los siguientes:
Formato para localizar el número de clasificacion coloque en este recuadro la pft a aplicar sobre la base de datos catalográfica para colocar el número de clasificación correspondiente al título al cual pertenece el item de inventario
Formato para localizar el número de inventario corresponde al formato que se aplicará sobre el registro de la base de datos catalográfica para extraer los números de inventario de los títulos. No se formula como campo repetible, o sea, no debe incluir paréntesis
Formato de extracción del titulo formato a aplicar sobre el registro catalográfico para obtener el título al cual corresponde el número de inventario
Formato de extracción del número de control formato aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el número de control
Formato para extraer el tipo de registro formato a aplicar sobre el registro catalográfico para extraer el tipo de registro correspondiente al título del cual forma parte el item
Formato para extraer la información del item formato a aplicar sobre el registro catalográfico para llevarse la información del item que se está extrayendo. Esta información se almacena en el campo 120 de la base de datos abcd_inventory por lo que se recomienda usar subcampos si se desea almacenar más de un campo. Por ejemplo, si está trabajando con un campo repetible con subcampos (v900) para almacenar la información de los items entonces pued colocar v900. Note que no se incluyen los paréntesis si el caracter de salto de línea.
El campo generado con este formato puede tener subcampos por lo que si se quiere transferir información del
item selectivamente hay que agregar los subcampos como pre-literales repetibles.
Ejm. |^a|v900^q
Si el campo no es parte de la información del item, por ejemplo, la fecha de edicion, hay que hacer referencia
a la primera ocurrencia del campo correspondiente ya que con ese valor internamente se
Con esta información se estructura el registro de la base de datos de inventario (abcd_inventory). Se coloca en el campo 40 la fecha del dia.
Generar la lista invertida de la base de datos de inventario (abcd_inventory)
Una vez creados todos los items que forman parte de la base de datos catalográfica debe procederse a generar la lista invertida para permitir el proceso de compaginación con el inventario físico y con las transacciones de préstamo
Transacciones de préstamo
En este paso se leen las transacciones de préstamo y se localizan los números de inventario (usando el prefijo NI_). Si se localiza el número de inventario se agregan los campos 70, 80, 90, 100 y 110. Si el registro no se localiza se crea un nuevo registro con los campos 70, 80, 90, 100 y 110
Cargar el inventario físico de la colección
La fuente del inventario físico se acepta desde una hoja de cálculo a razón de un número de inventario por línea. Este número de inventario se intenta localizar en la base de datos (campo 30). Si existe se agrega al registro los campos 50 y 60. Si no existe se crea un registro nuevo con los campos 50 y 60.
Al iniciar el proceso de presenta una pantalla que permite subir la hoja del inventario físico. Haga clic sobre el botón Browse, seleccione la hoja con el inventario físico y a continuacion haga clic sobre Subir archivo.
Se presentará una ventana con la información del archivo subido. Haga entonces clic en Cargar en la base de datos.
Se inicia el proceso de lectura de la hoja del inventario físico y se intenta ubicar cada item en la base de datos abcd_inventory utilizando la siguiente expresión de búsqueda:
NI_inventario_físico
Esto significa que cadá número de inventario proveniente del inventario físico intenta localizarse, bien sea proveniente de la base de datos catalográfica o verificando si ya a sido cargado desde el inventario físico. Esta última búsqueda para evitar que el mismo número de inventario se cargue dos veces desde el físico.
Si se localiza el registro como proveniente de la base de datos catalográfica se graba el número de inventario en el campo 50 y la fecha de carga en el campo 60. Si el número de inventario proveniente del físico no se localiza entonces se crea un nuevo registro con los campos 50 y 60.
Se emite un reporte que posee las siguiente columnas:
Número de inventario proveniente de la base de datos
Número de inventario proveniente del inventario físico
Mfn del registro en el inventario físico
Si un número proveniente del inventario físico no está en la base de datos catalográfica solo aparecerá la segunda columna
Emitir reporte
Los reportes pueden configurarse utilizando el módulo de reportes de ABCD