Formato de entrada
Los formatos de entrada tienen la misma estructura de la Tabla de definición de campos y determinan los campos que van a presentarse en el proceso de ingreso/edición de un registro. Generalmente están asociadas a Tipos de registro.
Esta división en tipos de registro es muy usada cuando hablamos de los formatos Marc y Cepal ya que la información a ser suministrada varía dependiendo del tipo de registro seleccionado por el usuario.
La estructura de un formato de entrada es la misma de la FDT. Adicionalmente, si a nivel de un campo se marca la columna Vincular con la FDT, los cambios que se realizen en la FDT serán automáticamente absorbidos por la hoja de entrada.
Cuando se define en una hoja de entrada un campo con subcampos y alguno de los subcampos no requieren ser editados, los mismos tienen que agregarse en la hoja de entrada como invisibles o solo lectura ya que de otra forma, al momento de actualizar el registro, se eliminará el contenido de los subcampos omitidos en el formulario de ingreso.
Tipos de registro
Si la información que se rellena en una base de datos no es la misma en todos los casos y depende de las características del material que se está ingresando, entonces podemos decir que la base de datos posee Tipos de Registro. Un ejemplo de este tipo de estructura se observa en la base de datos bibliográfica definida con el formato CEPAL en la cual la FDT posee todos los campos que se pueden registrar y luego los mismos están agrupados en diferentes hojas de ingreso que reflejan sólo aquellos que corresponden a un tipo de material.
Para definir una base de datos con diferentes tipos de registro siga las siguientes instrucciones a partir del menú Definición de bases de datos
Crear las hojas de entrada
- Defina la FDT general de la base de datos con todos los campos existentes
- Defina en la FDT uno o dos campos donde se registrará el tipo de registro de cada material (ejemplo 4 y 6 en la base de datos CEPAL incluída en la demostración
- Establezca los códigos de registro
Ejemplo:
Tipo de registro campo 4 campo 6
Monografía M m
Analítica de monografía M a
Publicación seriada S s
Analítica de seriada S a
Tesis T M
Colección C C
Monografía de colección M c
- Defina las Hojas de trabajo seleccionando los campos que corresponden a cada tipo de registro. Dele un nombre a cada hoja de trabajo y almacénela.
Nota: Si marca la opción Vincular todos los campos con la FDT los cambios que se realizen sobre
la FDT serán reflejados en la hoja de entrada, excepto cuando se trate de adiciones o eliminaciones
Repita este proceso tantas veces como tipos de registro haya definido.
Vincular las hojas de trabajo a los tipos de registro
Una vez que haya definido las hojas de trabajo debe proceder a vincularlas a los tipos de registro. Para ello seleccione la opción Tipos de registro del menú de definición de bases de datos y rellene la siguiente información:
| Etiqueta 1 | Etiqueta del campo de la FDT donde se identifica el tipo de registro |
|---|---|
| Etiqueta 2 | Etiqueta de otro campo de la FDT que sirve como complemento para identificar el tipo de registro (opcional) |
A continuación se procede a solicitar la información que vincula el campo el tipo de registro con las hojas de entrada definidas. La información requerida es:
| Hoja de entrada de datos (FMT) | Presenta un menu desplegable con las hojas de entrada definidas en el proceso anterior |
|---|---|
| Valor del campo Etiqueta 1 | Corresponde la valor que se almacenará en el campo definido como Etiqueta 1 para definir el tipo de registro |
| Valor del campo Etiqueta 1 | Corresponde la valor que se almacenará en el campo definido como Etiqueta 2 para complementar la definicion del tipo de registro (opcional) |
| Descripción del tipo de registro | Información que se mostrará en el procedimiento de creación de registros cuando se solicite la creación de un nuevo registro |
Esta estructura se almacena en la carpeta def/[lenguaje-activo] de la base de datos bajo el nombre tipom.tab
Aplicación de los tipos de registro en el proceso de creación/edición
Creación de registros
Cuando se solicita la creación de un registro, se presenta la lista de tipos de registros tal y como fue definida en el paso anterior. El operador debe seleccionar el tipo de corresponde para que ABCD pueda determinar la hoja de entrada asociada con el mismo. Se presenta la hoja de entrada y el operador puede proceder a ingresar la información.
Edición de registros
Cuando se activa una base de datos, ABCD almacena la estructura correspondiente a los tipos de registros definidos. Al solicitar la edición de los registros, ABCD analiza el contenido de los campos definidos en Etiqueta 1 y Etiqueta 2 para determinar la hoja de entrada a utilizar para la edición del registro. Sin embargo, si en el menú desplegable que se identifica como Hojas de entrada existe un formato de ingreso previamente seleccionado, ABCD utilizará ese formato para realizar la edición del registro.